Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur di Lingkungan Mahkamah Agung R.I

Dalam rangka mewujudkan penyelenggaraan tata kelola kepemerintahan yang baik, maka diperlukan prosedur kerja yang ditata dengan baik pada seluruh unit organisasi di lingkungan Mahkamah Agung dan Badan Peradilan yang berada dibawahnya. Prosedur Kerja atau dikenal dengan Standar Operasional Prosedur (SOP) dibuat dalam rangka untuk menunjang kelancaran pelaksanaan tugas umum kekuasaan Kehakiman yang dilakukan oleh Mahkamah Agung dan Badan Peradilan yang berada di bawahnya, agar lebih efisien, efektif, transparan, dan akuntabel.

Setiap organisasi mutlak  memegang prinsip efisiensi dan efektivitas. Secara sederhana prinsip efisiensi dan efektivitas pada dasarnya berarti menghindari segala bentuk pemborosan. Dalam hal ini SOP Organisasi dapat dijadikan alat dalam pelaksanaan tugas dan fungsi setiap unit kerja. SOP juga dapat digunakan untuk kegiatan mendeteksi, mendiagnosa, dan memberi saran-saran yang obyektif dalam memecahkan masalah-masalah yang terjadi dalam organisasi secara keseluruhan.

Maksud dan Tujuan

1.       Maksud

Mahkamah Agung dan Badan Peradilan yang berada dibawahnya merupakan instansi yang memberikan pelayanan baik secara intern Mahkamah Agung dan Badan Peradilan yang berada dibawahnya maupun secara ekstern kepada instansi pemerintah lainnya atau langsung kepada masyarakat. Pelayanan tersebut dilakukan baik pada tingkat unit eselon I di pusat, maupun pada satuan kerja di daerah. Untuk itu, Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur ini disusun agar dapat digunakan oleh seluruh satuan kerja di lingkungan Mahkamah Agung dan Badan Peradilan yang berada dibawahnya untuk menstandarkan prosedur-prosedur penting dalam menyelenggarakan pelayanan.

2.       Tujuan

Penggunaan pedoman umum penyusunan Standar Operasional Prosedur bertujuan untuk mendorong setiap unit kerja di lingkungan Mahkamah Agung dan Badan Peradilan yang berada dibawahnya untuk menyusun Standar Operasional Prosedur baik dalam menyelenggarakan tugas dan fungsi maupun dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat. Standar Operasional Prosedur yang disusun oleh setiap satuan kerja di lingkungan Mahkamah Agung dan Badan Peradilan yang berada dibawahnya ini diharapkan:

a.  Memberikan kepastian dan keseragaman dalam proses pelaksanaan suatu tugas dan pemberian pelayanan kepada masyarakat.

b.       Menunjang kelancaran dalam proses pelaksanaan tugas dan kemudahan pengendalian.

c.       Mempertegas tanggung jawab dalam pelaksanaan tugas bagi aparatur.

d.       Meningkatkan daya guna dan hasil guna secara berkelanjutan dalam melaksanakan tugas umum dibidang peradilan.

e.  Memberikan informasi mengenai pelaksanaan tugas yang dilakukan oleh aparatur peradilan secara proporsional.

f.    Memberikan kejelasan dan transparansi kepada masyarakat sebagai penerima layanan mengenai hak dan kewajibannya.

Konsepsi SOP (Standard Operating Procedures)

Standar Operasional Prosedur (SOP) atau Prosedur Tetap (Protap) adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan dan didokumentasikan dari aktivitas rutin dan berulang yang dilakukan oleh suatu organisasi. Secara singkat pengertian Standar Operasional Prosedur adalah penetapan tertulis mengenai apa yang harus dilakukan, bagaimana, kapan, dimana dan oleh siapa. Standar Operasional Prosedur dibuat untuk menghindari terjadinya variasi dalam proses pelaksanaan kegiatan oleh pegawai yang akan menghambat kinerja organisasi secara keseluruhan.

Berdasarkan Pasal 2 Peraturan Sekretaris Mahkamah Agung R.I No.002 Tahun 2012 tertanggal 24 Mei 2012, menjelaskan :

“Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur ini menjadi acuan bagi seluruh satuan kerja Mahkamah Agung dan Badan Peradilan yang berada dibawahnya dalam menyusun Standar Operasional Prosedur sesuai dengan tugas dan fungsi masing-masing”.

Lebih lanjut, dalam penyusunan SOP Peraturan Sekma tersebut di atas mengatur hal-hal sebagai berikut:

(1)     Standar Operasional Prosedur bersifat dinamis dan dapat dikembangkan sesuai dengan kebutuhan dan perkembangan masing-masing satuan kerja di lingkungan Mahkamah Agung dan Badan Peradilan yang berada dibawahnya.

(2)     Setiap perubahan Standar Operasional Prosedur terkait dengan adanya perkembangan satuan kerja harus mendapat persetujuan Sekretaris Mahkamah Agung.

(3)     Kerangka susunan Standar Operasional Prosedur harus sesuai dengan Lampiran Peraturan Sekretaris Mahkamah Agung.

Asas-Asas SOP

1.       Asas Pembakuan

Standar Operasional Prosedur disusun berdasarkan tata cara dan bentuk yang telah dibakukan sehingga dapat menjadi acuan yang baku dalam melakukan suatu tugas.

2.       Asas Pertanggungjawaban

Standar Operasional Prosedur yang disusun harus dapat dipertanggung jawabkan baik dari sisi isi, bentuk, prosedur, standar yang ditetapkan maupun dari sisi keabsahannya.

3.       Asas Kepastian

Adanya keseimbangan hak dan kewajiban antara aparatur selaku pemberi layanan dan masyarakat sebagai penerima layanan sehingga masing-masing pihak mempunyai tanggung jawab yang sama.

4.       Asas Keterkaitan

Bahwa dalam pelaksanaannya Standar Operasional Prosedur senantiasa terkait dengan administrasi kegiatan umum lainnya baik secara langsung ataupun tidak langsung.

5.       Asas Kecepatan dan Kelancaran

Sebagai pendukung dalam melaksanakan tugas, maka Standar Operasional Prosedur dapat digunakan untuk menjamin terselesaikannya suatu tugas pekerjaan sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan, tepat sasaran, menjamin kemudahan dan kelancaran secara prosedural.

6.       Asas Keamanan

Standar Operasional Prosedur harus dapat menjamin kepentingan semua pihak yang terlibat dalam pelaksanaan tugas sesuai dengan apa yang telah ditetapkan sehingga dapat tercipta kenyamanan dalam pelaksanaan tugas.

7.       Asas Keterbukaan

Keberadaan Standar Operasional Prosedur dapat menciptakan transparansi dalam pelaksanaan tugas sehingga tidak akan muncul kecurigaan baik dari aparatu sebagai pemberi layanan maupun masyarakat sebagai penerima layanan.

Prinsip-Prinsip penyusunan

Prinsip yang harus menjadi perhatian dalam penyusunan Standar Operasional Prosedur yaitu memenuhi unsur-unsur: spesifik, dapat diukur, mudah diterapkan, relevan, dan ada batas waktu, serta mudah dilacak, yang dapat dijabarkan sebagai berikut:

1. Standar Operasional Prosedur harus ditulis secara jelas, sederhana dan tidak berbelit-belit sehingga mudah dimengerti dan diterapkan untuk satu kegiatan tertentu;
2. Standar Operasional Prosedur harus dapat menjadi pedoman yang terukur baik mengenai norma waktu, hasil kerja yang tepat dan akurat, maupun rincian biaya pelayanan dan tatacara pembayaran bila diperlukan adanya biaya pelayanan.

3.  Standar Operasional Prosedur harus dapat memberikan kejelasan kapan dan siapa yang harus melaksanakan kegiatan, berapa waktu yang dibutuhkan dan sampai dimana tanggung jawab masing-masing pejabat/pegawai.

4.   Standar Operasional Prosedur harus mudah dirumuskan dan selalu bisa menyesuaikan dengan kebutuhan dan perkembangan kebijakan yang berlaku.

5.  Standar Operasional Prosedur harus dapat menggambarkan alur kegiatan yang mudah ditelusuri jika terjadi hambatan.

Pembahasan tulisan di atas secara lengkap dapat didownload disini: